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Hotelaria e Turismo PT

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Sites de reservas online para eventos, reuniões e conferências

Qualquer hoteleiro que se preze sabe o que faz uma OTA (Online Travel Agent) ou em bom português, uma Agência de Viagens Online! Permite reservar o seu alojamento, normalmente apenas a individuais, com confirmação imediata de preço e reserva.

 

Sabe que também é possível reservar online salas de hotel para conferências e eventos?

Dependendo do local que escolher, do tamanho da sala e quantidade de pessoas envolvidos, pode até receber uma cotação e confirmação instântanea. Faz confusão? Não se preocupe, explicamos tudo aqui:

 

Como funciona o processo de reservas online para reuniões, conferências e eventos?

Do ponto de vista do fornecedor: o que interessa a qualquer fornecedor é vender o seu produto. Para isso, é fundamental:

  • estar bem posicionado na página do seu destino, para ser dos primeiros a ser visto quando a procura é feita por destino (p/exemplo: Lisboa);
  • documentar todas as instalações disponíveis no espaço (estacionamento, quartos, restaurantes, bar, terraço, salas, piscina, etc.) ;
  • ter boas descrições dos diferentes serviços e instalações existentes, com fotos de boa qualidade e vídeos apelativos;
  • mostrar as diferentes configurações, dimensões e capacidades das salas disponíveis;
  • apresentar as opções de catering (se existente) disponíveis, que podem ir desde um simples coffee-break até um serviço completo que inclui a sala de reuniões, coffee break, almoços, cocktail, jantar e alojamento com pequeno-almoço e até transporte de e para o aeroporto mais próximo;

Do ponto de vista do cliente: além do já mencionado acima, o cliente tem já em mente a capacidade aproximada das salas (salas) e número de quartos (se envolver alojamento) que necessita, sabe o budget que tem para gastar e a localização ideal também. Geralmente a pesquisa é feita por destino e sem nenhum hotel específico em mente, por isso, quantos mais dados conseguir obter, melhor será a sua escolha.

O agente facilitador: estas plataformas online tem tudo o que um cliente procura e permitem tudo o que um fornecedor quer promover. Descrições pormenorizadas, plantas das salas, fotos do espaço e da envolvência além de uma lista infindável de serviços disponibilizados. Acima de tudo, permitem algo muito valioso que o cliente não obteria de outra forma: uma análise instântanea de todas as diferentes opções, numa determinada localização, com comparação item a item.   

 

Quais são os sites que disponibilizam reservas online para salas de reunião, conferências e eventos?

Quando se trata da marcação de salas para eventos e congressos em plataformas digitais, queremos abordar o tema em 2 formatos diferentes:

  • O cliente final quer receber directamente as cotações para um evento ou uma reunião, utilizando uma plataforma online para o efeito;
  • Alguém solicita preços para um evento ou congresso a uma agência. A agência decide utilizar uma plataforma online para colocar pedidos e receber as respectivas cotações para depois passar as condições ao cliente final;

 

Para o ponto 1, destacamos a MeetingsBooker e a HotelPlanner (pode estar nos dois formatos)

Para o ponto 2, destacamos a Hotelplanner, Cvents e RegOnline.

 

Descrevemos agora as opções em maior detalhe:

 

MeetingsBooker.com

É uma plataforma muito direcionada ao cliente final e ao fornecedor, com similaridades com a Booking.com, que permite visualizar imediatamente diversas possibilidades de escolha apenas por se digitar o país ou cidade onde se deseja que o evento/reunião ocorra (imagem 1); As cotações instântaneas estão disponíveis em alojamento ou então em preços pré-definidos para aluguer de salas pelos fornecedores registados – neste caso, aconselhamos a que não aceite a primeira proposta porque talvez seja possível negociar com o fornecedor melhores preços ou outras condições.

Custos da MeetingsBooker: a listagem grátis tem uma comissão de 12% e a paga (qualquer uma delas) tem comissão de 10%. Os valores anuais a pagar, dependem da listagem e exposição associada que os fornecedores desejem.

meetingsbooker.com

 

 

 Hotelplanner.com

Design apelativo, capacidade de reservar alojamento, espaços de reuniões, preços para grupos, tarifas negociadas, extranet para agentes e partilha de comissões entre a plataforma e o agente. Soa bem? A nós também!

Custos da Hotelplanner: os hotéis não pagam adesão, mas por reservas confirmadas é cobrada uma comissão de 10%. A comissão de 10% é depois partilhada a 50/50 entre o agente e a plataforma, nos casos em que existe uma agência envolvida no processo (nem sempre existe).

HOTELPLANNER.com

 

 

Cvent.com

A Cvent está direcionada a fazer a ligação agente – fornecedor. Permite pedir cotações online para salas de reuniões e alojamento, e também disponibiliza um software de gestão de eventos para agentes.

Custos da Cvent: a tabela de preços não está disponível online e os custos poderem variar dependendo do tamanho dos hoteis, salas, pedidos recebidos anualmente, etc… de qualquer forma, os ganhos da Cvent são feitos através da venda de posicionamento em página quando se faz uma pesquisa aqui: http://www.cvent.com/rfp/hotels ou então, pelo redireccionamento de RFPs (Request for Proposal, ou pedido de proposta) quando o mesmo é solicitado no site deles. Os preços dependem muito de MMA (Major Metropolitan Area), o melhor é mesmo pedir-lhes uma cotação.

cvent_logo.jpeg

 

 

 RegOnline.com

A RegOnline pertence à Lanyon Solutions, estão muito bem implementados no mercado Europeu e Americano e entre outras coisas, providenciam uma plataforma a agentes de viagem que funciona como software de gestão de eventos, reuniões e viagens – maioritariamente de corporate (GDS e RFPs).

Custos da RegOnline: pode encontrar os preços aqui:  www.regonline.com/_princing

Regonline by Lanyon

 

 

Tabela de características dos sites de reservas online de salas de reuniões e eventos

Abaixo preparamos uma pequena tabela com as principais características das plataformas discutidas acima. Não incluímos na tabela os custos das plataformas, porque variam no formato e por vezes até na capacidade negocial de cada um.

 

sites de reservas congressos grupos salas reuniao conferencias

  

Esperamos que lhes seja útil este artigo e caso queiram acrescentar ou comentar algo, somos todo ouvidos!

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