Sex | 16.12.22
Como criar um orçamento anual (budget plan) para um Hotel?
Um orçamento anual ou budget para um hotel é um orçamento abrangente que inclui todos os orçamentos para os vários departamentos e funções dentro do hotel.
Este orçamento geral deve incluir orçamentos individuais por unidade de negócio, como por exemplo acomodação, comidas e bebidas, SPA, parque de estacionamento e outros outlets.
Além disso, tem sempre de incluir a orçamentação dos departamentos de vendas e marketing, recepção, limpeza, alimentação e bebidas, manutenção, energia ou recursos humanos entre outros.
Os KPIs ou OKRs podem diferenciar de hotel para hotel, mas basicamente andam todos à volta de previsão de custo, receitas e proveitos por unidade de negócio e depois, para o total geral.
Vamos criar um orçamento anual para o seu hotel em 9 etapas:
- Identifique os principais departamentos e as funções existentes no hotel e determine os orçamentos necessários para cada uma dessas áreas.
- Determine os objetivos financeiros gerais para o hotel, como a receita total, o lucro bruto operacional, preço médio por quarto ou taxa de ocupação (entre outros KPIs).
- Faça uma revisão cuidada dos dados financeiros históricos do hotel dos últimos anos (particularmente 2022 e 2019) para ter uma noção do desempenho anterior e identificar tendências que possam afetar o orçamento.
- Estime a procura esperada pelos serviços do hotel (se vai aumentar, manter-se ou diminuir), tendo em consideração fatores como a sazonalidade, eventos e economia local, mas também factores macro-económicos.
- Desenvolva um orçamento de vendas, por segmento (diretos, grupos, operadores, corporate) com base na procura esperada e na estratégia de revenue do hotel.
- Prepare orçamentos para cada um dos restantes departamentos e funções do hotel, levando em consideração a procura expectável e os recursos que vão ser necessários para servir essa procura.
- Faça a revisão dos orçamentos de cada departamento para garantir que estão todos alinhados com os objetivos financeiros gerais do hotel, que são realistas e alcançáveis.
- Combine todos os orçamentos departamentais num único plano geral de orçamento anual.
- Analise e faça revisões regulares (se possível mensalmente) ao orçamento para garantir que está alinhado com o orçamento, que ele se mantem preciso e relevante à medida que as circunstâncias de mercado se alteram e evoluem.
Elaborar um plano mestre de orçamento anual requer planear e analisar cuidadosamente toda a envolvente do hotel, incluindo ter a capacidade de antecipar e responder às mudanças no mercado e nas operações do hotel.
Seguindo essas etapas gerais, é possível criar um plano de orçamento anual que vai ajudá-lo(a) a gerir o seu hotel com eficiência e bom desempenho financeiro.
Dicas de otimização de recursos
Os centros de custo de departamentos que englobam mais recursos humanos são geralmente aqueles que podem ser mais otimizados.
Um bom exemplo é o departamento operacional de quartos, que engloba a limpeza de áreas públicas e quartos, lavandaria para roupas de camas e de forma geral o serviço de limpezas de todo o hotel.
Imagine que tem um hotel de 100 quartos no Porto.
Pode escolher entre ter uma equipa de 14-15 pessoas alocadas a esses serviços ou então escolher por subcontratar os serviços de empresas de limpezas no Porto, que além das limpezas regulares diárias, tenham também serviços de lavandaria.
No final do dia, a opção de subcontratar pode ser a melhor solução para o hotel em causa porque lhe permite manter sempre a tal equipa disponível, sendo as férias, ausências e obrigações sociais suportada pela empresa de limpezas que escolher.
Este racional pode ser usado para outros departamentos, dependendo também da sua importância para as operações do hotel - porque não queremos subcontratar serviços core.
Fontes: